Qui s’occupe des séminaires dans une entreprise ?

Il est évident que c’est une période propice pour votre structure d’entreprise pour orchestrer un séminaire. Qu’il s’agisse de célébrer des réussites, de renforcer la cohésion de vos équipes ou de booster la communication intrapreneuriale… Vous demeurez dans l’incertitude quant à l’organisation de ce genre de manifestation ? Qui prend les rênes dans la coordination et la gestion des séminaires ? Est-il judicieux de confier cette lourde tâche à une agence spécifiquement dédiée ? Nous levons le voile pour vous !

Supposons que vous vous décidiez à faire appel à une agence, il sera nécessaire de s’entendre sur une figure de proue chargée d’assurer la gestion du séminaire. Bien que cela ne soit pas fonction spécifique, cette figure pivot sera aux commandes et garantira la fluidité des préparatifs. Quiconque est capable d’endosser ce rôle d’orchestrateur, indépendamment de son secteur ou de son métier au sein l’entreprise : Ressources Humaines, commercial, chef de la communication…

Est-il nécessaire d’avoir une formation particulière pour la mise en place d’un séminaire ?

En l’absence de toute formation ou expérience, notre suggestion serait de vous tourner vers une agence de Team Building. Ces professionnels endosseront la responsabilité de la gestion intégrale de votre événement. La dimension logistique d’un séminaire nécessite un investissement temporel conséquent et comprend une multitude d’éléments à coordonner, comme la réservation d’une salle, la mise en place des transports, le choix du logement et l’organisation des animations, pour ne mentionner que ceux-ci.

Quels critères pour sélectionner le coordonnateur de votre séminaire ?

S’impliquer dans la planification d’un séminaire nécessite un investissement temporel non négligeable. Certes, confier cette tâche à une agence spécialisée en Team Building vous permettra d’optimiser considérablement votre temps et votre énergie. Cependant, n’oubliez jamais que la clé du succès d’un tel événement réside dans un suivi assidu par une personne engagée au sein de votre entreprise.

Quelles sont les prérogatives de l’organisateur d’un séminaire ?

Préliminaires au séminaire

Élaborer les ambitions de la manifestation

L’architecte de l’événement doit avant tout concevoir les finalités de la manifestation. D’une part, le séminaire est un agréable moment de convergences et de détente entre les collaborateurs, mais c’est aussi une occasion professionnelle qui s’inscrit dans la perspective générale de l’organisme.

Il est donc indispensable pour le responsable de cerner les exigences actuelles de l’entreprise : renforcer l’esprit d’équipe, dynamiser la motivation, faciliter l’union au sein d’une équipe, promouvoir le bien-être des salariés ou célébrer des résultats positifs. Déterminer l’enjeu majeur est donc crucial.

Afin de planifier le déroulement du séminaire en fonction de cet objectif (sélectionner une activité répondant à l’ambition par exemple), un collectif d’experts saura vous orienter pour assurer une cohérence globale.

Allouer un budget

Le budget orientera votre séminaire. Il dicte sa durée, le lieu, et les activités prévues sur site. Il incombe alors au responsable d’établir ce budget en s’appuyant sur la gestion financière de votre entreprise.

Arrêter une date

Pour convoquer l’intégralité de votre personnel, il est primordial de fixer une date plusieurs mois avant le déroulement de l’événement. Plus le nombre de vos collaborateurs est élevé, plus cette étape peut s’avérer ardue. Le responsable devra donc interroger les équipes afin de dénicher un créneau correspondant au plus grand nombre, pour éliminer toute déconvenue.

Bon à retenir : Il est judicieux d’éviter les congés scolaires pour les parents de jeunes enfants et de tenir compte des jours fériés.

Déterminer la durée de l’événement

En fonction du genre de séminaire que vous envisagez, la durée optimale de la rencontre varie. La durée est arrêtée en fonction du lieu mais aussi de l’objectif du séminaire. Par exemple, si votre objectif est d’établir une harmonie au sein de l’équipe, une seule journée s’avèrerait insuffisante.

Sélectionner un lieu

Selon la durée projetée pour le séminaire, optez pour un lieu approprié. Plus ou moins éloigné, en fonction du budget et de la durée de la réunion. Le lieu devra également refléter l’esprit de votre entreprise et ses principes.

Anticiper les activités

Un éventail d’activités est envisageable au cours d’un séminaire. Chacune répond à un enjeu spécifique. Vous devez sélectionner des activités en fonction de l’objectif que vous vous êtes assigné. Que vous cherchiez à stimuler la créativité de vos collaborateurs, à les mettre au défi ou à tisser des liens entre eux, les activités ne seront pas identiques.

Madcityzen vous oriente sur les activités qui correspondent à différents objectifs envisageables lors d’un séminaire avec un panel de plus de 70 idées d’activités de Team Building.

Planifier les repas

Petit-déjeuner, déjeuner, diner : la mise en place d’un séminaire consiste également à prévoir chaque repas. Il est judicieux de sonder vos collaborateurs sur d’éventuelles allergies. Selon la durée du séminaire, le nombre de repas sera plus ou moins conséquent. Cela nécessite une grande préparation, beaucoup de temps et un budget conséquent.